ビザ更新の徹底解説~日本にいる外国人の在留資格更新~

  • 雇っている外国人のビザの期限が切れそうになっているが、手続きに行く時間が取れない。
  • 既に他社で働いている外国人を雇いたいが、ビザの期限が近いらしく、どう手続きをすればよいのかわからない、ビザが更新できるか不安だ。
  • ビザの更新申請をしたいが、海外に出張の予定があり、どうスケジュールを組めばよいかわからない。

現在外国人を雇っておられる会社様では、人事担当者様が上記のようなお悩みでお困りのことも多いのではないでしょうか。

外国人の長期雇用とビザ更新の問題

確かに既に外国人を雇っていて長期的に雇用を継続したい、他社から転職できた外国人を雇いたいと思っても、ビザの期限が近づいてくると更新が出来るか心配になったり、更新のための書類を揃えて入管に足を運ぶ時間がないということは多くあります。

その外国人の現在持っている在留資格、学位、現在の職務内容によっては、更新申請が不許可になり、帰国を余儀なくされるケースもあります。

御社が必要としている業務内容と照らし合わせ、またその方の在留期限の残りを見ながら、在留期間更新許可申請なのか、就労資格証明書の取得なのか、在留資格変更許可申請なのか判断し、必要書類を揃えビザを申請するのは、プロの手を借りなければ大変難しいことです。

自分で揃えたつもりが受け付けられず何度も足を運んだり、いったん受理されても申請内容が見合わずに申請の種類を変更したりと大変な手間がかかります。

また、在留期間更新許可の場合、申請の時と許可後の新しい在留カードの受取りと2回入管に足を運ばなければなりません。

2回の入管手続きに長時間を要する

申請の際は、まず整理券をもらうための行列に並び、1時間ほど立ったまま待って、ようやく最初の書類チェックがあり、そこで基本的な書類が揃っていれば整理券が渡されます。そこから、更に数時間待つのが普通です。

混み合っている時期は待合室に座るイスさえない混雑ぶりです。整理券の番号が呼ばれたらそこで再度書類のチェックを受け、一通り揃っていれば受理されてその日は終了です。その時点で書類の不備があれば受け付けられず、再度足を運ぶこともあります。

受理されてから2週間~1か月後に許可のハガキが届いたら、再度入管に足を運び、新しいカードを受け取ります。ここでも整理券を受け取る行列に並び、その後1~2時間待つのが普通です。

それだけの時間を外国人に使わせるぐらいなら、専門家である行政書士に任せて自社の業務に集中させ、確実に更新許可をもらう方が良いと思いませんか?

在留期限が近い外国人の手続き

在留期限が近い外国人の手続きには、以下のような手続きが考えられます。

    

  • 1.転職なしで、前回と同じ会社、職種の場合→通常の在留期間更新許可申請
  • 2.在留期間中に転職はしたが、「就労資格証明書」取得済みの場合→就労資格証明書をつけて、在留期間更新許可申請(通常の更新とほとんど変わりません。)
  • 3.つい最近転職した、もしくは転職の際に就労資格証明書を未取得で更新の時期になってしまった場合→現在の会社について、詳細な資料をつけての在留期間更新許可申請(新たに外国人を呼び寄せるときと同じように現在の会社について審査されます。)
  • 4.3のケースで、以前とは違う職種についている場合→在留資格変更許可申請
  • それぞれ、より具体的に見ていきたいと思います。

    1.転職なしで、前回と同じ会社、職種の場合→通常の在留期間更新許可申請

    この場合は、申請通りに給料が支払われていて、外国人が犯罪を犯していたり、税金を納めていないなどということがなければ、通常2週間~1か月で更新許可ハガキが来ます。

    必要書類は、以下のようなものになります。

    申請書

    3か月以内に撮影した顔写真を貼ります。前回のカードと同じ写真では当然だめです。「申請人用」のシートは本人が作成して本人の署名、「所属機関作成用」は会社が作成して会社の印鑑を押します。日付は、書いた当日のものを入れます。

    パスポート・在留カードの原本とそのコピー

    コピーは提出しますが、原本は申請時見せます。ここで原本を見せるということは、申請時点で外国人本人が日本に必ずいなくてはならないということです。まれに海外にいてパスポートとカードだけ日本に送って申請しようとする人がいますが、当然NGです。

    直近の課税証明書・納税証明書 (住民税)

    その年の1月1日時点で住所があった市区町村の役所でもらいます。毎年5月か6月に前年度分の証明書が出るようになります。それより前(1~4月)は前々年度分の証明書になりますが、「直近の」ものでいいので、現時点で発行されるもので構いません。本国に扶養者が多いなどの事情で課税がない場合、それが分かる非課税証明書があれば大丈夫です。

    勤務先会社の直近の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(税務署受付印のあるもの。コピー可)

    勤務先の会社の社員や税理士などの源泉徴収で納税した金額を合計したもので、それぞれの社員の源泉徴収票ではありません。1年分の合計を1月末までに税務署に提出することが義務付けられています。入管に提出する書類には、必ず税務署で受付印が押されたものでなければなりません。税務署へ直接提出せず電子メール等で提出した場合は、税務署受付印が押されていませんので、提出時に発行される受付完了メールも同時につける必要があります。

    2.在留期間中に転職はしたが、「就労資格証明書」取得済みの場合→就労資格証明書をつけて、在留期間更新許可申請

    同じ職種(翻訳通訳→翻訳通訳など)で転職した場合、新しい会社で働いても大丈夫か確認する手続きが、「就労資格証明書」です。

    在留期限がまだ先の転職の場合は、この手続きをしておくと更新のときに1とほとんど同じ手続きで済みます。外国人の方も不許可になったらどうしようと不安にならずにすみます。転職が決まったら、これまで働いてきた会社から退職証明書や源泉徴収票をもらっておいてください。それらと新しい会社の情報、雇用契約書などをつけて、「就労資格証明書」をもらいます。この手続きをしている間も新しい仕事を開始して問題ありません。また、新しい会社に変わったことを届け出る必要もあります。こちらは義務とされていますので、14日以内に「契約機関変更の届出」をするようにしてください。

    3.つい最近転職した、もしくは転職の際に就労資格証明書を未取得で更新の時期になってしまった場合→現在の会社について、詳細な資料をつけての在留期間更新許可申請

    転職をした時期がビザが切れる時期に近い(2か月以内位)、以前転職した時に「就労資格証明書」を取っていないといった場合は、いきなり転職した会社の情報をつけての在留期間更新になります。

    この場合、現在の会社や職種での仕事ではだめだとなった場合、帰国を余儀なくされるというリスクがあります。必要書類としては、通常の更新の時の書類の他に、以下のような書類を用意します。

    • 在留期間更新許可申請書
    • 前の会社の発行した源泉徴収票・退職証明書
    • 現在の会社の登記簿謄本、直近の決算書、会社案内等
      (まだ決算の出ていない会社は今後1年間の事業計画書、これまでの売上等の資料)
    • 雇用契約書(活動内容・期間・地位・報酬などがわかる文書)
    • 理由書
    • パスポート、在留カード

    また、転職をした際には「契約機関に関する届出」を契約が終了した日(前の会社を辞めた日)から14日以内、また新たな機関と契約した日(新しい会社に入社した日)から14日以内に出さなければなりません。転職の場合はその2つを同時に出すこともできます。

    届出が未提出でしたら、更新申請の時に同時に提出します。

    4.3のケースで、以前とは違う職種についている場合→在留資格変更許可申請

    期間中に転職をした方で前の会社で従事した職種と変わる場合(例えば「教育」の在留資格を持った人が「技術・人文知識・国際業務」の内容の仕事に転職した)は、在留資格変更許可申請をしなければなりません。

    必要書類

    • 在留資格変更許可申請書
    • 前の会社の発行した源泉徴収票・退職証明書
    • 現在の会社の登記簿謄本、直近の決算書、会社案内等
      (まだ決算の出ていない会社は今後1年間の事業計画書、これまでの売上等の資料)
    • 雇用契約書(活動内容・期間・地位・報酬などがわかる文書)
    • 理由書
    • パスポート、在留カード

    ビザ更新のスケジュールについて

    ビザの更新で心配なのがスケジュールでしょう。ビザの期限が切れたらどうしようと不安にもなるが、手続きの時間がない、海外出張の予定があるといったことで、いつ申請すればいいかというご質問はたいへん多いです。

    ビザの更新は、通常3か月前から申請が可能です。そして、最終申請日は、ビザの期限の日です。期限の日に提出して、1日で許可が出るの?と驚かれる方もいるかもしれませんが、そうではありません。

    期限内に申請すると、在留カードの裏に「在留期間更新申請中」のスタンプが押されます。このスタンプがあれば、最大2か月(許可を受け取った日か、又は在留期限を2か月経過する日のどちらか早い方)は、このカードが有効です。このことを「特例期間」といいます。特例期間中は、現在の在留資格は有効ですから働き続けることも問題ありません。

    申請の日は、行政書士に依頼していれば入国管理局に行く必要はありませんが、日本にはいなければなりません。
    申請してから許可までの間に海外出張が入ってしまったような場合、特例期間内であればいったん海外に行くことは可能です。

    しかし、許可が出て新しいカードを受け取る際には再び申請人が日本にいなければならないので、許可が下りたら速やかに帰国して新しい在留カードを受け取ってください。新しいカードの受取りが期限の2か月後を過ぎないようにくれぐれもご注意ください。

    外国人のビザ更新でお困りの方へ

    当事務所では、このような既に日本で働いている外国人のビザの更新でお困りのお客様からご相談頂き、多数の更新手続きをお手伝いしてまいりました。

    現在日本で働いている外国人のビザの更新でお困りの担当者様は、一度ご相談いただければと思います。お電話・メールでの相談は、原則無料です。

    まずはお電話・メールでの無料相談で、外国人の雇用や就労ビザ、国内への招へい等のお悩みをお聞かせください。

    お話を伺った後、外国人の雇用や招へいに関して直接のご相談を希望される場合は、日時・場所の調整をいたします。

    直接相談の後、外国人雇用・招へいに関する各種代行サービスをご希望の際は、ご依頼の後、業務に着手いたします。

    電話・メールでの相談は無料にて承っております。ご都合のよい方法でご連絡ください。直接相談(有料)をご希望の方は、お電話・メールでご予約ください。

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